GİZLİLİK POLİTİKASI

Güncelleme Tarihi : 15/12/2023

1. AMAÇ ve KAPSAM

Temel hak ve özgürlükler alanında son dönemde küresel ölçekte yaşanan hukuki düzenlemelerin en önemli konusunu şüphesiz kişisel veri güvenliği teşkil etmektedir. Hukuki ya da sosyal statüsüne bakılmaksızın her bir bireyin sahip olduğu kişisel nitelikli bilgilerin gizliliği/mahremiyeti alanında AB’nde 2016 yılında yürürlüğe giren bir Regülasyon, üyelik müzakereleri sürecini yürüten ülkemizi de etkilemiştir. Nihayetinde, ülkemizde kişisel veriler konusu ilk önce 2010 yılındaki Referandum ile anayasal bir güvenceye kavuşmuş, akabinde de 2016 yılında 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kabul edilmiştir.

Kozanlar Tarım Gıda Sanayi Ticaret A.Ş. , OGİTA Organik Gıda Tarım Hayvancılık Sanayi ve Ticaret LTD. , Kozanlar Jeotermal İnşaat Tarım Sanayi Ticaret LTD. ( “Kozanlar A.Ş.” , “Kozanlar Grup A.Ş.” ya da “Şirket”) olarak bizler de işlediğimiz kişisel verilerin, özel nitelikli kişisel verilerin , gizlilik arz eden bilgilerin korunmasına önem vermekteyiz. Bu nedenle Şirket olarak Veri Sorumlusu sıfatıyla, bu tür veri ve bilgilerin iş amaçlarımızla sınırlı olarak, bu politika belgesinde açıklandığı şekilde kullanmak, kaydetmek, saklamak, güncellemek, aktarmak ve/veya sınıflandırmak suretiyle 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’na (“Kanun”) uygun olarak işlemek için yeterli, ölçülü ve gerekli idari ve teknik tedbirleri uygulamaktayız.

Bu Gizlilik Politikası, Şirket tarafından yerinde veya uzaktan, fiziksel veya elektronik tüm veri işleme ortamları ve araçlarında işlenen bilgi ve verileri kapsar. Gizlilik Politikası Şirket olarak üretilmiş bulunan tüm katmanlı aydınlatma metinleri, aydınlatma metinleri, politikalar ve yönergeler gibi görünürlük, kontrol ve güvence sağlama araçlarını kapsar.

2. TEMEL KAVRAMLAR

• Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
• Anonim hale getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi
• İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
• İlgili kullanıcı: Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişiler
• Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
• Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemi
• Komite/Görevli: Şirket bünyesinde “KVK Komite/Görevli Görev ve Sorumlulukları Yönergesi“ne uygun olarak oluşturulan, Şirket, birimleri ve çalışanları tarafından yürütülen tüm kişisel veri süreçlerinin izlenmesi, politikalara uyulup uyulmadığının kontrol edilmesi, kişisel veri süreçlerinin Şirket adına yürütülmesi gibi görevleri bulunan sorumluyu
• Özel Nitelikli Kişisel Veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik veriler
• Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi
• Veri kayıt sistemi: Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi
• Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi

3. VERİ SORUMLUSUNUN KİMLİĞİ

Şirket olarak kurumsal faaliyetlerini yürütürken temas kurduğu ve kişisel verilerini işlediği tüm gerçek kişilere karşı “Veri Sorumlusu” statüsündedir ve yasadan kaynaklanan yükümlülükleri yerine getirmekle yükümlüdür. Şirket bu yükümlülüklerini ürettiği ve uyguladığı görünürlük, kontrol ve güvence araçları vasıtasıyla ve aldığı idari tedbirler ile uygun ve ölçülü seviyedeki teknik tedbirlerle yerine getirir.

4. KİŞİSEL VERİSİ İŞLENEN İLGİLİ KİŞİLER

Şirket genel ve yoğun olarak ilgili kişilerin verilerini bu Gizlilik Politikası ve diğer idari ve teknik tedbirler kapsamında işler. Bu kategoriler dışında yer alan gerçek kişilere ait kişisel verilerin işlenmesinde de işbu Gizlilik Politikası başta olmak üzere Şirket veri işleme politikalarına uyulacaktır. Kişisel verileri işlenmekte olan gerçek kişi kategorileri şunlardır:

ÇALIŞAN, TEDARİKÇİ (YETKİLİSİ), ZİYARETÇİ, DİĞER (İNTERNET SİTE ZİYARETÇİSİ), DİĞER (MÜŞTERİ ÇALIŞANI), ÜRÜN VEYA HİZMET ALAN KİŞİ, DİĞER (GERÇEK KİŞİ), TEDARİKÇİ ÇALIŞANI , DİĞER (İŞ ORTAĞI), DİĞER (MÜŞTERİ TEMSİLCİSİ), STAJYER , DİĞER (KULLANICI), DİĞER (YARGI MERCİ YETKİLİSİ), ÇALIŞAN ADAYI, DİĞER (EĞİTMEN), HİSSEDAR/ORTAK, DİĞER (ORGAN ÜYELERİ)

5. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

Şirket işlenen ilgili kişilere ait kişisel veriler, tamamen ve doğrudan Şirket faaliyetleri ve ilgili kişiyle olan ticari, iş veya hukuki bağla ilişkili olmak üzere;

1. GENEL AMAÇLAR

İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi, Saklama ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Taşınır Mal ve Kaynakların Güvenliğinin Temini, Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini, Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini, Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi, Firma / Ürün / Hizmetlere Bağlılık Süreçlerinin Yürütülmesi, Talep / Şikayetlerin Takibi, Reklam / Kampanya / Promosyon Süreçlerinin Yürütülmesi, Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi, Çalışan Adayı / Stajyer / Öğrenci Seçme ve Yerleştirme Süreçlerinin Yürütülmesi, Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi, İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması, Çalışanlar İçin İş Akdi ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi, Çalışanlar İçin Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi, Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Denetim / Etik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sözleşme Süreçlerinin Yürütülmesi, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Ürün / Hizmetlerin Pazarlama Süreçlerinin Yürütülmesi, Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

1. ÖZEL AMAÇLAR

Bakım / Onarım Süreçlerini Yönetmek, Kurumsal E-posta Hesaplarını Yönetmek, Kullanıcılara ait elektronik ortamdaki bilgilere erişilmesi ve kontrol edilmesi, İnternet Servislerini İşletmek, İnternete Erişim Sağlamak, Verileri Yedeklemek, Hosting Hizmeti Almak, Elektronik Cihazları Yönetmek, Taşınır (Demirbaş) İşlemlerini Yürütmek, Tesislerin Güvenliğini Sağlamak, Uzaktan Çalışma İmkanı Sağlamak, Video Konferans Görüşmesi Yapmak, İnternet Erişim Kayıtlarını Tutmak, Veri Güvenliğini Sağlamak, Yazılım Hizmeti Sunmak / Almak, İnternet Sitelerinde Yer Alan Formları Düzenlemek, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak, Taşınabilir Elektronik Cihazları İzlemek ve Denetlemek, Hukuki, Teknik ve Ticari İş Güvenliğini Sağlamak, Çalışanların Beslenme İhtiyaçlarını Karşılamak, Araç Hareketlerini İzlemek, Maaşları Ödemek, Mesai Takibi Yapmak, Mülakat Süreçlerini Yürütülmek, Özlük Dosyalarını Oluşturmak ve Saklamak, Sağlık Kayıtlarını Tutmak, Staj / Mesleki Eğitim Başvurularını Almak ve Değerlendirmek, Çevrimiçi Ortamda Personel Aramak, Prim Teşviklerine İlişkin İşlemleri Yürütmek, İnsan Kaynakları Süreçlerini Yürütmek, Ücret, Vergi ve Kesintileri Hesaplamak ve Aylık Bordro Düzenlemek, Fazla Mesailere İlişkin İşlemleri Yürütmek, İcra Kesintisi Yapmak, Ödemeleri Gerçekleştirmek, İşbaşı Eğitimlerini Yürütmek, Çalışanların Sağlığını Korumak, Disiplin İşlemlerini Yürütmek, Çalışanları Sigortalamak, İşten Ayrılış / Emeklilik İşlemlerini Yürütmek, Çalışanların İzin İşlemlerini Yürütmek, Kıdem İhbar Tazminatı İşlemlerini Yürütmek, Zorunlu Bireysel Emeklilik İşlemlerini Yürütmek, Kamu Kurumlarına Resmi Bildirimde Bulunmak, Kamu Denetimlerine Karşı Yükümlülükleri Yerine Getirmek, Kamu / Özel Sektörle Yapılan Yazışmaları Gerçekleştirmek, İşe Başlatma Süreçlerini Yerine Getirmek, Geçici Görevleri Yerine Getirmek, Yetkili ve Görevli Kişileri Tanıtmak, Cari Hesap Kaydı Açmak, Müşteri Kaydı Oluşturmak, Cari Hesap Mutabakat İşlemlerini Yürütmek, Değerli Kağıt İşlemlerini Yürütmek, Tahsilat Yapmak, Fatura Düzenlemek, Malzeme Kabul ve Çıkış İşlemlerini Yapmak, Ödeme İadeleri İşlemlerini Yönetmek, Mal ve Hizmet Tedariklerini Yönetmek, Yasal ve Sözleşme Kaynaklı Yükümlülükleri Yerine Getirmek, Muhasebe Kayıt ve İşlemlerini Yürütmek, Yazılım Hizmeti Almak, Avans Ödemek, Seyahat ve Konaklama Giderlerini Karşılamak, Sosyal / Ekonomik Yarar Sağlamak, Gelir Gider Kayıtlarını Tutmak, Huzur Hakkı, Ücret, İkramiye vb Ödemeleri Yapmak, SGK Yükümlülüklerini Yerine Getirmek, Mail Order Yoluyla Tahsilat Yapmak, İSG Belge ve Dosya İşlemlerini Yürütmek, Finansal, Teknik, Hukuki ve İdari İçerikli Ticari İş Güvenliği ve Gizliliğin Sağlanması , Eğitim Desteği Sağlamak, Bayi Süreçlerini Yönetmek, Hizmet ve Ürünlerin Satışını Yapmak, Sözleşme İmzalamak, Uzaktan Eğitim Vermek, Kargo İşlemlerini Yürütmek, Depo Kayıt, Sayım ve Yönetimine İlişkin Süreçleri Yerine Getirmek

6. İŞLENEN KİŞİSEL VERİ KATEGORİLERİ ve İŞLEMEK İÇİN YASAL GEREKÇELER

Kişisel verileriniz Kanun’un 5. maddesinde de belirtildiği şekliye öncelikle “açık rıza” şartına dayalı olarak işlenebilmektedir. Ayrıca aynı maddede geçen,

1. “Kanunlarda açıkça öngörülme”
2. “Sözleşmenin kurulması ya da ifası” hukuki sebebine dayalı olarak; tarafı olduğunuz sözleşme gereklerinin yerine getirilmesi,
3. “Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi” hukuki sebebine dayalı olarak, mahkemeler ve bilgi-belge talep eden kamu kurum ve kuruluşlarının taleplerine cevap verilmesi gibi ilgili mevzuatta öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
4. “İlgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması”,
5. “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması” hukuki sebebine dayalı olarak, olası uyuşmazlıklarda ispat vesilesi olması, hukuki danışmanlık ve teknik destek alınabilmesi
6. İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun “meşru menfaatleri için” veri işlenmesinin zorunlu olması

hukuki sebeplerine istinaden “açık rıza aranmaksızın” işlenebilmektedir.

Her bir veri sahibi kişi grubunun hangi kategorilerdeki verilerinin, hangi yasal gerekçelerle işlendiği aşağıda sayılmıştır.

6.1 ÇALIŞAN VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Müşteri İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, İşlem Güvenliği, Finans, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler, Hukuki İşlem, Mesleki Deneyim, Lokasyon, Risk Yönetimi,Felsefi İnanç, Din, Mezhep ve Diğer İnançlar, Sağlık Bilgileri, Ceza Mahkûmiyeti ve Güvenlik Tedbirleri kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.1.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
3- İnternet Toplu Kullanım Sağlayıcıları Hakkında Yönetmelik
4- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
5- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)
6- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
7- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
8- Ücret, Prim, İkramiye ve Bu Nitelikteki Her Türlü İstihkakın Bankalar Aracılığıyla Ödenmesine Dair Yönetmelik 
9- 4857 sayılı İş Kanunu
10- 2004 sayılı İcra İflas Kanunu
11- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
12- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği
13- İşyeri Hekimi ve Diğer Sağlık Personelinin Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik
14- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)
15- 4632 sayılı Bireysel Emeklilik Tasarruf ve Yatırım Sistemi Kanunu
16- 1774 sayılı Kimlik Bildirimi Kanunu 
17- 4904 sayılı Türkiye İş Kurumu ile İlgili Bazı Düzenlemeler Hakkında Kanun
18- Kısa Çalışma ve Kısa Çalışma Ödeneği Hakkında Yönetmelik
19- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
20- 5941 sayılı Çek Kanunu
21- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
22- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
23- İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği
24- 5174 Sayılı Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği ile Odalar ve Borsalar Kanunu
25- Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği
26- Bulaşıcı Hastalıkların Sürveyans ve Kontrolü Hakkında Yönetmelik

6.2 TEDARİKÇİ (YETKİLİSİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Müşteri İşlem, Fiziksel Mekan Güvenliği, İşlem Güvenliği, Finans, Pazarlama, Özlük, Hukuki İşlem, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.2.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)
4- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
5- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
6- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu
7- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu

6.3 ZİYARETÇİ VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin İşlem Güvenliği, Fiziksel Mekan Güvenliği, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.3.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun

6.4 DİĞER (İNTERNET SİTE ZİYARETÇİSİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, Finans, İletişim, İşlem Güvenliği, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.4.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun

6.5 DİĞER (MÜŞTERİ ÇALIŞANI) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Fiziksel Mekan Güvenliği, Kimlik, İletişim, Özlük, İşlem Güvenliği, Hukuki İşlem, Diğer Bilgiler, Finans, Müşteri İşlem, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.5.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)
4- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
5- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
6- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu

6.6 ÜRÜN VEYA HİZMET ALAN KİŞİ VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Fiziksel Mekan Güvenliği, Kimlik, İletişim, Özlük, İşlem Güvenliği, Hukuki İşlem, Müşteri İşlem, Finans, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.6.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)
4- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
5- 5941 sayılı Çek Kanunu
6- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
7- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
8- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu

6.7 DİĞER (GERÇEK KİŞİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Fiziksel Mekan Güvenliği, Kimlik, İletişim, Hukuki İşlem, Diğer Bilgiler, Mesleki Deneyim, Finans, Özlük, Müşteri İşlem, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.7.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)
4- 193 sayılı Gelir Vergisi Kanunu
5- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
6- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)
7- 6473 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu
8- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu

6.8 TEDARİKÇİ ÇALIŞANI VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Fiziksel Mekan Güvenliği, Kimlik, İletişim, Özlük, Hukuki İşlem, Diğer Bilgiler, Finans, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.8.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)
3- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
4- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
5- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu
6- 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu

6.9 DİĞER (İŞ ORTAĞI) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Fiziksel Mekan Güvenliği, Kimlik, İletişim, Hukuki İşlem, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.9.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)

6.10 DİĞER (MÜŞTERİ TEMSİLCİSİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Fiziksel Mekan Güvenliği, Kimlik, İletişim, Özlük, İşlem Güvenliği, Hukuki İşlem, Diğer Bilgiler, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.10.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
3- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)

6.11 STAJYER VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin İşlem Güvenliği, Kimlik, İletişim, Özlük, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler,Genetik Veri kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.11.1 Yasal Gerekçeler
1- 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun
2- 4857 sayılı İş Kanunu
3- 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu

6.12 DİĞER (KULLANICI) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İşlem Güvenliği, İletişim, Özlük, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.12.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)

6.13 DİĞER (YARGI MERCİ YETKİLİSİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, Özlük, Hukuki İşlem, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.13.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/c (Sözleşmenin Kurulması ve İfası)
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/e (Bir Hakkın Tesisi, Kurulması ve Korunması)

6.14 ÇALIŞAN ADAYI VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Diğer Bilgiler,Dernek Üyeliği, Sağlık Bilgileri kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.14.1 Yasal Gerekçeler
1- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/f (Meşru Menfaat)
2- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu
3- İş Sağlığı ve Güvenliği Hizmetleri Yönetmeliği

6.15 DİĞER (EĞİTMEN) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Özlük, Diğer Bilgiler, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.15.1 Yasal Gerekçeler
1- 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu

6.16 HİSSEDAR/ORTAK VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, İletişim, Finans, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.16.1 Yasal Gerekçeler
1- 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu
2- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Md. 5/ç (Hukuki Yükümlülük)

6.17 DİĞER (ORGAN ÜYELERİ) VERİLERİ
Şirket olarak bu kişilerin Kimlik, Özlük, Diğer Bilgiler, kategorilerindeki verileri işliyoruz. 

6.17.1 Yasal Gerekçeler 

7. İLGİLİ KİŞİNİN HAKLARI

Şirket Kanun’un 11.maddesi kapsamında ilgili kişinin veri işlenmeden önce onayını alma hakkının olduğunu, verinin işlenmesinden sonra ise verisinin kaderini tayin etme hakkına sahip olduğunu kabul etmektedir.

Bu anlamda ilgili kişiler İrtibat Kişisine başvurarak;

1. Kişisel verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
2. Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
3. Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
4. Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
5. Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
6. Kanunun 7. maddesinde de öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
7. (5). ve (6). maddeler uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
8. İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
9. Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme

haklarını kullanabilir.

Buna karşın, Şirket içinde anonimleştirilmiş verilerle ilgili olarak kişilerin bir hakkı bulunmamaktadır. Kişisel veriler, iş ve sözleşme ilişkisinin gereği, yargısal ya da kamu otoritesince kanuni bir yetkinin kullanılması durumunda ilgili kurum ve kuruluşlarla paylaşabilir.

Sayılan haklar kapsamındaki talepler, Şirket Başvuru Formunu eksiksiz doldurup ıslak imzanız ile iadeli taahhütlü mektupla ve kimlik fotokopileriyle (nüfus cüzdanı için sadece ön yüz fotokopisi olacak şekilde) İrtibat Kişisine ileterek gerçekleştirilir. Başvuru süreci ile ilgili Kişisel Veri Başvuruları Aydınlatma Metnine göz atabilirsiniz.

8. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNDE UYULACAK TEMEL KURALLAR

Şirket birimleri ve çalışanları ilgili kişilerin kişisel verilerini işlerken Gizlilik Politikası ve diğer kurumsal politikaların da üzerine inşa edildiği şu temel kurallara özen göstermeye dikkat edeceklerdir.

1. Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olma: Şirket kendi topladığı veya diğer taraflarca kendisi ile paylaşılan kişisel verilerin Kanun’da belirtilen ilgili kişinin aydınlatılması, gerekli durumlarda verilerin işlenmesi için ilgili kişinin açık rızasının alınması gibi şartların yerine getirilip getirilmediğini kontrol eder ve sorgular. İlgili kişilerin aydınlatılması, açık rızalarının alınması veya bilgi için yaptıkları başvurulara cevap verirken dürüstlük kurallarına uygun bir şekilde davranır.
2. Doğru ve gerektiğinde güncel olma: Şirket işlediği ve veri tabanlarında tuttuğu kişisel verilerin kontrol mekanizmaları elverdiği oranda doğru bilgiler içerdiğinden emin olmaya çalışır. Mümkün olduğu kadar verileri güncel tutmaya özen gösterir. Veri kaynaklarını doğru bilgi paylaşmaya ve değişikliklerde güncelleme yapmaya teşvik eder. Verilerin toplanması aşamasında doğru ve güncel olduklarını kontrol etmeye dikkat eder.
3. Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme: Şirket, kişisel verileri ancak bu Gizlilik Politikasında belirlenen belirli, açık ve meşru amaçlarla işler.
4. İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma: Şirket, kişisel verileri işlendikleri amacın sınırları dışında başka bir amaç için işlememeye, böyle bir ihtiyaç doğduğunda ilgili kişinin aydınlatılması ve gerektiğinde açık rızasının alınmasına özen gösterir. Verileri sadece işlendikleri amaçla sınırlı ve hizmetin gerektirdiği ölçüde kullanır. İş amaçları dışında verileri işlemez, kullanmaz ve kullandırtmaz. Kişisel verilerin başka bir amaçla işlenmesi gerektiğinde Komite/Görevli gözetiminde ve onayı ile ilgili uyum araçlarında ve kontrol araçlarında düzeltmelerin yapılması sağlanır.
5. Süreyle Bağlılık: Şirket, kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmeye özen gösterir. Sözleşmeden kaynaklı kişisel verileri ilgili Kanunlardaki ihtilaf çıkma süreleri, ticaret ve vergi hukukunun gereklilikleri kadar bünyesinde muhafaza eder. Buna karşın bu amaçlar ortadan kalktığında Şirket kişisel veriyi siler ya da anonimleştirir. Hangi kategorideki verilerin ne kadar süre muhafaza edileceği Kişisel Veri Envanterinde belirlenmiştir.
6. Veri Azaltma: Şirket, birimleri ve çalışanları yasaların ve ilgili mevzuatın zorunlu kıldığı kapsam ve süreler dışında, ancak işleme amacının gerektirdiği miktarda, amaçla ilgili kategorilerdeki verileri toplar ve gerekli olduğu sürece sistemlerinde işlemeye özen gösterir.
7. Silme ve İmha Etme: Şirket işlemekte olduğu kişisel verileri bağlı olduğu yasalar, sosyal güvenlik, borçlar, vergi ve ticaret hukuku gibi ilgili alan mevzuatında öngörülen sürelerle sınırlı ve/veya işleme amacının gerekli kıldığı süreler boyunca saklar. Bu sürelerin sona ermesi durumunda ise Kişisel Veri Saklama, Silme, İmha ve Aktarma Politikasına uygun olarak ve Komite/Görevli izni ve gözetiminde süresi dolan kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.
8. Gizlilik ve Veri Güvenliği: Şirket kişisel verilerin işlenmesi, aktarılması ve saklanması süreçlerinin tamamında genel gizlilik kurallarına ve veri güvenliğini sağlanmasına özen gösterir, bu amaçla oluşturulan politika belgelerine ve kurallara uygun işlem yapılır. Ölçülü olmak kaydıyla gerekli ve yeterli idari ve teknik önlemleri alır.

9. KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

Şirket olarak aşağıda sayılan amaçlarla; Kanun’un 8 ve 9. maddelerine uygun olarak iş ilişkisi içinde bulunduğumuz kuruluşlarla, idari, hukuki ve teknik hizmetlerinden yararlandığımız hizmet sağlayıcısı ve çözüm ortağı niteliğindeki yurt içinde ve yurt dışında bulunan resmi ve özel kurum/kuruluşlara aktarılmaktadır.

Bir veri sorumlusu olarak veri paylaştığı kurum ve kuruluşların Kanun’dan kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirdiklerinden emin olmak için mümkün olduğu ölçüde gerekli kontrolleri yapmakta, tarafların yükümlülüklerini veri aktarım sözleşmeleri ile güvence altına almaktayız.

9.1. Yurt içi Aktarımlar

Kişisel verileri aşağıda belirtilen yurt içinde yerleşik veri sorumlusu ve veri işleyen statüsündeki taraflarla paylaşıyoruz.

1- Avukat ile Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi amaçlarıyla,
2- Mali Müşavirler ile Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
3- Bilişim Şirketi ile Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi, Maaşları Ödemek, Fatura Düzenlemek, Ödemeleri Gerçekleştirmek amaçlarıyla,
4- Matbaalar ile Kartvizit Bastırmak amaçlarıyla,
5- Catering Firmaları ile Yemek Temin Hizmeti Sağlamak amaçlarıyla,
6- Araç Takip Şirketleri ile İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Araç Hareketlerini İzlemek amaçlarıyla,
7- İletişim Şirketleri ile Kurumsal Mobil Hatların Kullanımına İlişkin İşlemleri Yürütmek amaçlarıyla,
8- Bankalar ile Maaşları Ödemek, Tahsilat Yapmak, Ödemeleri Gerçekleştirmek, Finans ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
9- Sigorta Şirketleri ile Zorunlu Bireysel Emeklilik İşlemlerini Yürütmek, Sağlık Sigortası İşlemlerini Yürütmek amaçlarıyla,
10- Ürün Tedarikçisi ile İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Uzaktan Teknik Destek Sağlamak, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Uzaktan Eğitim Vermek amaçlarıyla,
11- Bilişim Şirketleri ile İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Ofis Uygulamalarını Kullanmak, Yetkili ve Görevli Kişileri Tanıtmak, İnternet Sitelerini İşletmek, İnternet Sitelerinde Yer Alan Formları Düzenlemek, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi, Teknik Destek Sağlamak, Tahsilat Yapmak amaçlarıyla,
12- Bayiler ile Bayilere İlişkin İşlemleri Yürütmek, İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi amaçlarıyla,
13- Yargı Mercileri ile Hukuk İşlerinin Takibi ve Yürütülmesi amaçlarıyla,
14- İnşaat Şirketleri ile İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla,
15- Kamu Kurumları ile Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini amaçlarıyla,
16- Kargo Şirketleri ile Kargo İşlemlerini Yürütmek amaçlarıyla

9.2. Yurt dışı Aktarımlar

Şirket kişisel verilerinizi internet sitemizin yürütülmesi, hizmetlerin geliştirilmesi, ofis iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve kullanıcı ve ziyaretçilere hizmet verilmesi, memnuniyetlerinin temini, beklentilerinin karşılanması, iletişim kurulması amaçlarıyla yurt dışında yerleşik aşağıda sayılan hizmet sağlayıcılarla paylaşılmaktadır.

1- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Uzaktan Teknik Destek Sağlamak, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla, Almanya menşeli TeamViewer SE ile
2- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Uzaktan Teknik Destek Sağlamak, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla, Almanya menşeli AnyDesk Software GmbH ile
3- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Video Konferans Görüşmesi Yapmak, Video Kaydı Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Meet (Google) ile
4- Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Eğitim Desteği Sağlamak, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Youtube (Google) ile
5- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Twitter (X Corp.) ile
6- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Facebook (META) ile
7- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Instagram (META) ile
8- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Anlık Haberleşme Sağlamak amaçlarıyla, ABD menşeli Whatsapp (META) ile
9- Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi, İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi, Sunum Tanıtım ve Bilgilendirme Yapmak, Tedarik Zinciri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla, Kanada menşeli TeamGram ile
10- Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli LinkedIn Corporation ile
11- İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi, Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi amaçlarıyla, ABD menşeli Trello (Atlassian) ile
12- Sunum Tanıtım ve Bilgilendirme Yapmak, Elektronik Kanallar (Sosyal Medya) Üzerinden Tanıtım Yapmak amaçlarıyla, ABD menşeli Youtube (Google Inc.) ile

Her bir hizmet sağlayıcının kendi gizlilik politikalarına şu bağlantılardan ulaşabilirsiniz:

1- TeamViewer SE Gizlilik Politikası
2- AnyDesk Software GmbH Gizlilik Politikası
3- Meet (Google) Gizlilik Politikası
4- Youtube (Google) Gizlilik Politikası
5- Twitter (X Corp.) Gizlilik Politikası
6- Facebook (META) Gizlilik Politikası
7- Instagram (META) Gizlilik Politikası
8- Whatsapp (META) Gizlilik Politikası
9- TeamGram Gizlilik Politikası
10- LinkedIn Corporation Gizlilik Politikası
11- Trello (Atlassian) Gizlilik Politikası

10. DENETİM, BAŞVURULAR VE VERİ İHLAL BİLDİRİMLERİ

Şirket kişisel verilerin korunması konusunda gerekli iç ve dış denetimleri yaptırabilmektedir.

İlgili kişilerin yaptığı başvurular en geç 30 gün içerisinde, Komite/Görevli tarafından ilgili birimin de görüşü alınarak cevaplanır.

Şirket kişisel verilerle ilgili herhangi bir ihlal olduğu kendisine bildirildiğinde, bu durumun öğrenildiği tarihten itibaren gecikmeksizin ve en geç 72 saat içinde KVK Kuruluna bildirimde bulunulur. İlgili tarafları ve kişileri de aynı şekilde bilgilendirir.

11. GÜNCELLEME

İş bu politika belgesi, Şirket kişisel veri işleme şartları, araçları, amaçları ile kapsamı değiştiğinde ve kişisel verilerin paylaşıldığı tarafların değişmesi durumlarında güncellenir. Her bir maddede yapılan güncellemeler ayrı bir tabloda tutulur.

12. İLGİLİ ARAÇLAR VE KAYNAKLAR

12.1 İlgili Kontrol ve Güvence Araçları

1. Bilgi Güvenliği Politikası
2. Kişisel Veri Saklama, Aktarma, Silme ve İmha Politikası
3. Mobil Cihaz Yönetim Politikası (MCY)
4. Temiz Masa Temiz Ekran Politikası
5. Özel Nitelikli Veriler Politikası
6. Veri Sahibi Başvuruları Yönergesi
7. Çerez Politikası
8. Katmanlı Aydınlatma ve Aydınlatma Metinleri
9. Kişisel Veri Envanteri
10. Veri Aktarım Sözleşmeleri
11. Veri İşleme Sözleşmeleri

12.2 Dış Kaynaklar

1. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
2. KVKK Kişisel Verilerin Korunması Kanununa İlişkin Uygulama Rehberi
3. KVKK Kişisel Veri İhlal Bildirim Formu Kılavuzu
4. KVKK Kişisel Veri Güvenliği Rehberi (Teknik ve İdari Tedbirler)
5. Biyometrik Verilerin İşlenmesinde Dikkat Edilmesi Gereken Hususlara İlişkin Rehber
6. Yapay Zeka Alanında Kişisel Verilerin Korunmasına Dair Tavsiyeler 

Daha fazla bilgi için Komite/Görevli ile temas kurabilirsiniz.